Müraciət üçün linkə daxil olun: https://fa-emfh-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1007/job/313/?utm_medium=jobshare
Working schedule: 5 days a week, from 09:00 to 18:00. Based on nature of the work you will be able to work from office and from home
Deadline to apply: 31/05/ 2022
Your responsibilities as Executive Secretary:
- Assist in establishing Executive Management Committees’ charters and annual work plans, jointly with Legal team
- Provide executive secretarial support for Executive Management Committees (hereinafter, Committees)
- Ensure meetings take place in accordance with annual work plan
- Prepare committee materials/presentations, set up agendas, organize and attend the Committee meetings
- Coordinate with internal and external stakeholders, providing prompt and customer-focused service
- Prepare, document and retain the minutes, briefs and protocols
- Prepare and provide periodic reports on implementation of Committees’ annual work plan
- Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature
- Provide ad-hoc management reporting when requested, prepare group presentation
- Liaison (coordination, registration and tracking of queries) between group Companies and Holding, provide administrative support for Executive Management members
- Execute Superior’s verbal and written instructions and assignments
Position requirements:
- Higher education in Economics or relative fields; Business Administration (MBA is an advantage)
- Two years of experience in executive secretarial jobs or similar administrative roles
- Fluent knowledge of Azerbaijani and English languages; Good knowledge of Russian will be an advantage
- Advanced user of MS Office (in particular MS Project, MS Excel, MS Visio andMS Power Point)
- Strong written and verbal communication skills
- Excellent communicator
- Strong and other visualization / presentation tools knowledge
- Detailed oriented, high organizational and planning abilities
- High analytical skills
- Time management skills
- Leadership and facilitating skills
- Knowledge and skills in administrative fields
- Responsible attitude to work
- Able to deal with multi-tasking
- Result-oriented
- Able to work with a high degree of flexibility and initiatives
Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.
İş qrafiki: Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. İşin tələblərinə əsasən ofisdən və evdən çalışa biləcəksiniz
Son müraciət tarixi: 31/05/ 2022
İcraçı katib olaraq Sizin vəzifə öhdəlikləriniz:
- Hüquq Komandası ilə birgə İcraedici İdarəetmə Komitələrinin nizamnamələrinin və illik iş planlarının yaradılmasına köməklik göstərilməsi
- İcraedici İdarəetmə Komitələrinə (bundan sonra Komitələr) icraçı katiblik dəstəyinin təmin edilməsi
- İllik iş planına uyğun olaraq iclasların keçirilməsinin təmin edilməsi
- Komitənin materiallarını/təqdimatlarının hazırlanması, gündəliyin tərtib edilməsi, Komitənin iclaslarının təşkil edilməsi və orada iştirak edilməsi
- Operativ və müştəri yönümlü xidmət göstərərək daxili və xarici maraqlı tərəflərlə əlaqə yaradılması
- İcmalları, brifinqləri və protokolları hazırlamaq, sənədləşdirmək və saxlamaq
- Komitələrin illik iş planının icrasına dair dövri hesabatların hazırlanması və təqdim edilməsi
- Məxfi və həssas xarakterli olanlar da daxil olmaqla korporativ sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasının və arxivləşdirilməsinin təmin edilməsi
- Tələb olunduqda xüsusi idarəetmə hesabatının təqdim edilməsi, qrup təqdimatlarının hazırlanması
- Qrup şirkətləri və holdinq arasında əlaqə yaradılması (sorğuların əlaqələndirilməsi, qeydiyyatı və izlənilməsi), İcraçı Rəhbərlik üzvlərinə inzibati dəstək göstərilməsi
- Üst rəhbərin şifahi və yazılı göstəriş və tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi
Vəzifənin tələbləri:
- İqtisadiyyat və ya əlaqəli sahədə Ali təhsil; Biznes İdarəedilməsi (MBA üstünlükdür)
- İcraçı katiblik və ya oxşar administrativ peşələrdə iki il iş təcrübəsi
- Azərbaycan və ingilis dilləri üzrə səlis bilik; Rus dili üzrə yaxşı bilik üstünlükdür
- MS Office proqramlarının üstün səviyyədə istifadəçisi olmaq (xüsusilə MS Project, MS Excel, MS Visio və MS Power Point)
- Güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları
- Mükəmməl ünsiyyət bacarıqları
- Güclü Powerpoint və digər vizuallaşdırmaq / təqdimat alətləri üzrə biliklər
- Detal yönümlü, yüksək səviyyədə təşkiletmə və planlama bacarıqları
- Yüksək təhliletmə bacarığı
- Vaxtın idarəedilməsi bacarığı
- Liderlik və asanlaşdırma bacarıqları
- Administrativ sahədə bilik və bacarıqlar
- İşə məsuliyyətli yanaşma
- Eyni anda bir neçə tapşırığı yerinə yetirə bilmə
- Nəticə yönümlü
- Yüksək dərəcədə çevikliklə işləyə bilən və təşəbbüslər irəli sürə bilən
Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.